Tre medarbetarsamtal per år! Men, vad babblar ni om då?

I ett samtal jag hade med en affärsområdeschef inom företagshälsovården berättade hen att ”det känns som att de faller som furor just nu”. Vi trendspanade tillsammans om den omställning som svensk arbetsmarknad är i just nu och furorna i detta fall är alla de kvinnor som har ett ansvars- eller chefsuppdrag och som ganska nyligen kommit tillbaka till arbetet efter första eller andra barnet.

Jag har själv chefserfarenhet från två arbetsplatser som dominerats av kvinnor och som dessutom befunnit sig i just den fasen i livet. Det är verkligen ett högriskprojekt att vara ledare i en högpresterande kultur med högpresterande individer. Förutom var och ens individuella ambitioner behöver alla tillsammans fungera som ett väloljat team och när det dessutom ska ske i en hög omställningstakt prövas ledarskapet. Tidigt insåg jag att det fanns en överhängande risk att själva kombinationen av alla dessa faktorer tillsammans innebar en risk för utmattning och i värsta fall sjukskrivning (både hos mig själv och mina medarbetare). Samtidigt var jag medveten om att om en enda skulle bli sjukskriven för utmattning skulle det bli direkt kontraproduktivt för teamet. Om en fura faller ökar risken att fler börjar falla.

En av mina strategier blev därför att växla upp antalet medarbetarsamtal från ett till tre samtal per år. Ungefär så här planerade jag medarbetarsamtalen under året:

Ompröva uppdrag och målformulera runt nyår

I samband med att nästkommande års planering och budget är spikad är det också naturligt att samtala om vad det konkret kommer att innebära för var och en. En del mår bra av att få prata om det före jul/nyår medan andra vill avsluta året och istället genomföra ett sådant samtal på nya året, som ett startmöte inför det nya arbetsåret.

Tema: Förnyelse i uppdrag, ansvar, roll i relation till gruppen och organisationen, individuell målsättning, ömsesidiga förväntningar, avgränsningar, utveckling av arbetsformer för löpande uppföljning samt identifiera nyckelpersoner som är avgörande för att medarbetaren ska lyckas med sitt uppdrag.

Utvärdera och följa upp till sommaren

Vid halvtidsutvärderingen i juni handlar samtalet om att ge varje medarbetare möjlighet att ta upp det som hen själv anser är viktigast att samtala om. Vi gör en avstämning om delmål behöver omprövas, verksamheter behöver omprioriteras, projekt sättas i standby-läge eller aktiviteter accelereras upp. Medarbetarens gör på så sätt också en egen självutvärdering om förutsättningarna finns för att lyckas gå i mål med de ansatser som är uppsatta för året. Dessutom är detta ett bra tillfälle att följa upp själva arbetssituationen och om den är hållbar i relation till förutsättningarna att känna sig ledig under semestern.

Tema: Självutvärdering och uppföljning, möjlighet till revidering av projekt eller uppdrag samt ett resonemang om förbättringsområden. En årlig avstämning av komptid och semesterdagar samt en strategi för hur övertid och ledighet bäst tas ut under året.

Fokus och stringens som uppstart inför hösten

Ett framåtorienterat medarbetarsamtal med fokus på både medarbetarens personliga utveckling samt behov av verksamhetsrelaterad kompetensutveckling. Ett samtal som känns given att genomföra efter en längre ledighet. Under sommaren har de flesta fått perspektiv på sitt arbete och några har gjort omval, vilket kan vara angeläget att samtala om. Min erfarenhet är att de flesta brukar välja ett tema för sin kommande utveckling, om det ska handla om fokus på sitt personliga ledarskap eller om temat ska vara att lära sig en ny metod eller ett nytt verktyg kopplat till organisationen eller verksamheten.

Tema: Ett feedbacksamtal som mynnar ut i en individuell utvecklingsplan för både personlig och arbetsrelaterad utveckling. 

Den största vinsten med att skapa en robust strategi för medarbetarsamtalen var att jag blev tryggare som ledare. Min oro och mina fantasier om hur var och en upplevde sin arbetssituation minskade avsevärt. På så sätt tror jag faktiskt att vi minskade risken för den första furan att falla. När jag berättade om min strategi för en ganska oerfaren chef tittade hen förvånat på mig och utbrast: Hur lyckas du fylla tre medarbetarsamtal med något vettigt? Vad pratar du om då?  Jag svarade: Tja, du kan ju börja med att be om feedback.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s